Отправлено: 06.06.08 13:34. Заголовок: Какие электронные документы нужно включить в номенклатуру дел?

В нашей компании сейчас начинается процедура составления номенклатуры дел (ранее она никогда не составлялась). В ней необходимо отразить не только бумажные, но и электронные документы. В связи с этим возник вопрос: что включает понятие «электронный документ»? Это отсканированные документы, надлежащим образом заверенные? Или документы, выведенные из каких-либо программ, например, бухгалтерских? Или те, что хранятся в качестве информационной базы, откуда их можно при необходимости в любой момент распечатать? А, может быть, нужно учитывать еще какие-то варианты «происхождения» электронного документа?

30.10.2007

На вопрос отвечает Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании “Электронные Офисные Системы”, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Есть удачное зарубежное определение понятия «электронный документ», которое очень точно отражает его особенности: «Это информация, зафиксированная в форме, требующей применения компьютера или другой машины для ее обработки, и подпадающая под юридическое определение понятия «документ» в соответствии с законодательством».

Таким образом, в термине «электронный документ» главным является слово «документ».

В коммерческой организации электронными документами можно -считать следующие материалы:

Все те материалы, которые организация обязана сохранять в течение установленных сроков в соответствии с требованиями -законодательства и нормативных актов.
К этой группе относятся, например, те банковские документы, которые разрешено вести в электронном виде; подаваемая в электронном виде налоговая отчетность; подаваемые в электронном виде сведения согласно законодательству о борьбе с отмыванием преступных доходов; сведения, переданные в Пенсионный фонд.
Все те материалы, которые организация может представить -в государственные органы и в суды для защиты своих интересов.
В эту группу может попасть разного рода электронная переписка (особенно сообщения, проходящие в системе «Клиент-банк», в платежных системах). Следует обращать внимание на условия заключаемых договоров: если, например, в договоре допускается передача информации по электронной почте, то соответствующие сообщения электронной почты желательно сохранять.
Если организация размещает какие-либо материалы коммерческого характера на своем веб-сайте, то их также желательно документировать.
Ценную для организации информацию, даже если она формально -документом не считается.
Пример: электронные копии банковской или бухгалтерской базы данных.
Материалы, отражающие историю организации.
Пример: фотографии с корпоративных мероприятий; фоторепортажи с конференций, семинаров и встреч, в которых участвовала организация, ее руководство; материалы по спонсорской -и благотворительной деятельности и т.д.

Таким образом, упор делается прежде всего на то, что документы используются для защиты интересов организации, особенно при судебных разбирательствах. Поэтому все, что суд и государственные органы готовы принять в электронном виде, сохраняется и считается документом.

Как показывает анализ решений арбитражных судов, наши суды уже начали принимать в качестве доказательств электронные документы. -Вот неполный перечень того, что в судах уже использовалось:

электронная почта;
базы данных и выписки из баз данных;
файлы с компьютеров (причем было несколько случаев, когда в качестве доказательств были приняты файлы, восстановленные после их уничтожения);
документы, подписанные ЭЦП;
отчетность, представленная в государственные органы -в электронном виде;
материалы и данные с сайтов организаций и компаний.
В любой организации должно быть очень много различных электронных документов с разными сроками хранения. Их необходимо выявить, уточнить, где и как они хранятся, кто реально за них отвечает. В первую очередь рекомендуется обратить внимание на следующие вопросы:

Нормативное регулирование всей работы с документами, в том числе с электронными. Практика показывает: сейчас о необходимости сохранения многих электронных документов на предприятиях даже не задумываются, а уж о необходимости их своевременного -уничтожения и подавно.
Нужно выявить наиболее важные для организации документы, -которые создаются и существуют только в электронном виде.
Необходимо узнать у юристов, какие дела им приходится вести, и есть ли при этом проблемы с электронными документами. Если есть, то именно на эти проблемы и стоит в первую очередь обратить внимание.